MGSware

Aktuell

QuickOL nistet sich als Icon im Systray ein und ermöglicht die Ausführung wichtiger Outlook Funktionen bzw. erweitert die Outlook-Funktionalität ohne dass Outlook gestartet sein muss

Systemvoraussetzungen:

Win98, WinME, Win2000, WinXP
OL 2000, OL 2002, OL 2003

Features:

Erweiterte Erinnerungen

Erinnerungen in NICHT-Standardordnern

Arbeitsgruppen-Erinnerungen mit separater Erinnerungskonfiguration für jedes Arbeitsgruppen-Mitglied und jede Erinnerung in öffentlichen Persönlichen Ordnern (z.B. Public ShareFolder)

Weiterleitung der Erinnerung(en) an E-Mail- (über eigene SMTP Engine) und / oder Win2000/WinXP Fax-Stellvertreter wenn keine Reaktion auf das Erinnerungsfenster registriert wird

Wecken des Computers für Erinnerungen aus dem Ruhezustand oder Standby-Modus. Ist der Computer unbeaufsichtigt, wird er nach einer Wartezeit bzw. nach dem Versand von Stellvertreterbenachrichtigungen wieder dorthin versetzt

Eigene Posteingangsroutine mit div. Einstellmöglichkeiten und der Option, neue Nachrichten weiterverarbeiten zu können

Ja-Klicker für die Outlook Sicherheitswarnung

Outlook Prozesskiller der nach dem Beenden von Outlook zuverlässig auch den Outlook Prozess beendet

Journal-Exporteur zur Weiterverarbeitung der Journaleinträge in MS Excel

Nachrichtenklassen-Editor für selbsterstellte Outlook Formulare

Adressbuch-Intergrator der Kontaktordner eines hinzugefügten Informatiosspeichers automatisch in das Adressbuch aufnimmt

u.v.m

30-Tage Demo

Kurzbeschreibung

Optionen – Start / Ende

Outlook öffnen
QuickOL lädt beim Start eine unsichtbare Outlook Instanz und behält diese im Speicher. Somit sind Mitteilungen über Eingang neuer Nachrichten oder Erinnerungen auch gewährleistet, wenn Outlook beendet wurde

Mit der Option Outlook öffnen können Sie festlegen, ob Outlook beim QuickOL Start gleich mit angezeigt werden soll

Ist die Einstellung maximiert gewählt, wird jeder Outlook Explorer beim Öffnen maximiert dargestellt
VBA-StartUp
Wenn bei QuickOL Start oder beim Öffnen eines Explorers der Code des ‚Application_StartUp’ Ereignisses eines evtl. Outlook VBA Projekts nicht ausgeführt wird, können Sie mit dieser Option die Ausführung erzwingen.
Ändern Sie dazu die Deklaration von ‚Sub Application_StartUp’ von ‚Private’ auf ‚Public’, fügen Sie diesen Code

Public Sub QuickOL_StartUp()
    On Error Resume Next
    Rem Call DieseOutlookSitzung.Application_Startup
    Rem Call ThisOutlookSession.Application_Startup
    Err.Clear
End Sub

in ein Modul ein und entfernen Sie das ‚Rem’ für die jeweilige Outlook Sprachversion.
Ein wesentlicher Vorteil von QuickOL ist, dass Sie auch dann Mitteilungen über Eingang neuer Nachrichten oder Erinnerungen erhalten, wenn Outlook beendet wurde. VBA Unterstützung dagegen funktioniert nur, wenn Outlook als sichtbare Instanz läuft (also mindestens 1 Explorer/Inspector angezeigt wird), d.h. nach dem Beenden von Outlook wird auch kein VBA Code mehr ausgeführt, obwohl QuickOL evtl. noch läuft
Mit diesem Ordner starten
Legt den Ordner fest, der bei QuickOL Programmstart oder bei Doppelklick auf das QuickOL Systrayicon im Outlook Explorer angezeigt wird. Bei leerer Eingabe ist das automatisch der Posteingang
Profil wählen
fordert bei Programmstart zur Profilwahl auf
Dieses Profil verwenden
Wollen Sie, aus welchem Grund auch immer, beim Outlook Start über QuickOL ein anderes Profil als das Outlook Standardprofil verwenden, können Sie dieses hier festlegen
Outlook nur beenden, wenn durch QuickOL gestartet
Ist diese Option gewählt und findet QuickOL beim Start eine bestehende Outlook Instanz, so wird diese bei QuickOL Ende ignoriert und nicht beendet
Outlook immer mit beenden
Im Gegensatz zur vorherigen Option wird Outlook bei QuickOL Ende immer mit beendet.
Da Outlook beim Beenden gerne trotzdem noch als Prozess weiterläuft (z.B. bei Installation div. AddIns), kann durch Eingabe einer Zeitangabe im Dropdown der Outlook Prozesskiller aktiviert werden, der beim Beenden von QuickOL zuverlässig auch alle Outlook Prozesse terminiert

Optionen – Nachrichten

Hier können Sie für verschiedene Nachrichteneingangsordner, die z.B. von Outlook Regeln mit neuen Nachrichten versorgt werden, separate Einstellungen vornehmen.

Das Hauptaugenmerk wurde hierbei auf die akkustische Benachrichtigung gelegt, um unwichtige von den wichtigen Nachrichten akkustisch unterscheiden zu können.
Die Wichtigkeit der Nachrichtenordner entspricht der Reihenfolge der Registerkarten, die verändert werden kann.

Bei Eingang mehrerer Mails in unterschiedlichen Nachrichteneingangsordnern wird immer der Sound des ‚wichtigsten Ordners’ abgespielt.

Wiederholte akkustische Benachrichtigung legt fest, ob bei Anzeige des ‚Neue Nachricht – Fensters’ die akkustische Benachrichtigung im 30 sek. Zyklus oder nur 1x gespielt wird.

Die akkustische Benachrichtigung kann aber auch ohne Anzeige des Fensters erfolgen. Hierbei wird aber bei jeder neuen Mail die gewählte Sounddatei abgespielt.
Das kann geändert werden, wenn in der Registry im Schlüssel HKCU\Software\MGS\QuickOL\ProfileName der DWORD-Wert MailSoundDelay angelegt wird.
Bei MailSoundDelay=5 spielt QuickOL innerhalb dieser 5 sek. die Sounddatei NICHT erneut ab, auch wenn in dieser Zeit z.B. 10 Mails ankommen.

HTML-Mails werden auf Wunsch ins Textformat umgewandelt und ist eine Konvertierungs-ID angegeben, wird diese dem Nachrichtenbetreff vorangestellt.

Anlagen werden bei gewählter Option aus der Nachricht entfernt und im Ordner
'...\Anwendungsdaten\MGS\QuickOL\Profil\Informationsspeicher\Ordnername’
gespeichert. Bei gewähltem Hinweis wird dem Nachrichtentext ein Hinweis auf die entfernte(n) Anlage(n) mit Speicherort vorangestellt.

Bei Eingang einer neuen Nachricht kann zusätzlich ein Programm/assoziiertes Dokument ausgeführt werden um diese neue Nachricht weiterverarbeiten zu können.
Ist die Checkbox ID Parameter markiert, werden dem aufgerufenen Programm die EntryID und StoreID der neuen Nachricht, getrennt durch ein Leerzeichen, als Kommandozeilenparameter übergeben. Zur Veranschaulichung habe ich dem Setup die ‚NewMail.vbs’ beigefügt, die Sie versuchsweise in den Optionen angeben und gemäss Ihren Ansprüchen anpassen können.

Mit SMTP Konto für Nachrichtenversand per ExpressMail legen Sie fest, über welches Internetkonto die QuickOL SMTP Engine z.B. Benachrichtigungen über versäumte Termine an Ihren Stellvertreter oder Ihr Handy sendet (näheres s. ‚Erweiterte Erinnungen’)
Es werden alle im System gefundenen E-Mail Accounts angeboten, jedoch nur diese akzeptiert, deren Verbindungseinstellung nicht ‚Verbindung manuell herstellen’ ist.
VERGESSEN SIE NICHT, EVTL. FIREWALLS FÜR DIESE QUICKOL-FUNKTION ZU KONFIGURIEREN

Optionen – Erweiterte Erinnerungen

Um nicht in Konflikt mit dem Outlook – Erinnerungsfenster zu kommen, sollten beim Einsatz der QuickOL Erweiterten Erinnerungen die Outlook Optionen ‚Erinnerungsfenster anzeigen’ und ‚Erinnerungssound abspielen’ deaktiviert werden

Aktivierung
Um in Ordnern, deren Outlook – Elemente in irgendeiner Form Erinnerungen unterstützen, Erinnerungen festlegen zu können, müssen diese Ordner erst für die QuickOL – Erinnerungen aktiviert werden.
Diese Aktivierung nehmen sie mittels des Dropdowns oben rechts vor, wobei die Einstellung ‚Öffentlich’ dem Besitzer oder Administrator des Informationsspeichers vorbehalten ist.
Nur in als ‚öffentlich’ deklarierten Ordner ist die Listbox sichtbar, die die Ordnermitglieder anzeigt, welche Arbeitsgruppen-Erinnerungen erhalten.

Um die Mitgliedschaft für einen bestimmten öffentlichen Ordner zu beantragen, markieren Sie diesen und drücken dann den Button ‚Mitgliedschaft beantragen’, der anstelle der Stellvertreter-Controls angezeigt wird. Der Besitzer oder Administrator erhält eine Benachrichtigung über Ihren Antrag und entscheidet dann, ob er Ihnen die Mitgliedschaft gewährt.
Vorraussetzung für die Arbeitsgruppen-Erinnerungen sind gemeinsam genutzte Ordner, wie es z.B. Public ShareFolder ermöglicht.
Erweitert
Hier legen Sie fest, ob Sie für die Optionen einer eingetragenen Erinnerung die Voreinstellungen des Ordners verwenden oder diese bei jedem Termineintrag individuell anpassen wollen.
Diese Einstellung ist in als ‚öffentlich’ deklarierten Ordnern standardmässig aktiviert, damit jedes Ordnermitglied die eigenen Optionen festlegen kann (siehe auch Erinnerungen anzeigen)
Stellvertreter benachrichtigen nach
Was nutzt Ihnen eine Erinnerung auf einen wichtigen Termin, die auf dem Rechner zuhause oder im Büro erscheint, Sie aber gerade unterwegs sind – Nichts.
Deshalb bietet QuickOL die Möglichkeit, Erinnerungen, auf die im Erinnerungsfenster in der eingestellten Zeit nicht reagiert wurde, an sich selbst (Handy) oder einen Stellvertreter (E-Mail) oder über Win 2000 / Win XP Fax (wenn installiert) weiterzuleiten. Mit dem Button Hinzu können die entsprechenden Stellvertreter der Liste mittels Adressbuch hinzugefügt werden. Der Versand an alle ‚Nicht Fax Stellvertreter’ erfolgt über die QuickOL eigene SMTP Engine, deshalb werden bei der Stellvertreterauswahl ausser Fax-Empfängern nur SMTP-Empfänger akzeptiert. Ausserdem ist unter ‚Optionen – Nachrichten’ ein SMTP Konto anzugeben, über welches die Stellvertreterbenachrichtigung versand wird.
Wecken
Was nutzt Ihnen eine Erinnerung auf einen wichtigen Termin wenn der Computer, auf dem die Erinnerung eingetragen wurde, zum Erinnerungszeitpunkt nicht eingeschaltet ist – Auch nichts.
Sind zum Erinnerungszeitpunkt alle erforderlichen Vorraussetzungen gegeben (aktivierter Taskplaner usw.), bietet QuickOL weiterhin die Möglichkeit, den Computer für die Erinnerung aus dem Standby oder Ruhezustand zu wecken, bei Nichtreagieren auf die Erinnerung evtl. Stellvertreterbenachrichtigungen zu versenden und den Rechner danach wieder Schlafen zu schicken. Die Vorraussetzungen dafür sind systemabhängig und werden Ihnen bei Auswahl dieser Option näher erläutert.
Sound
Hier legen Sie fest, welcher Sound zum Erinnerungszeitpunkt, evtl. wiederholt, abgespielt wird.
Diesen Outlook Hinweis automatisch schliessen
Beim Eintragen einer Erinnerung in einen ‚Nicht Standardordner’ zeigt Outlook ein Meldungsfenster an, dass auf ein ‚Nichterfolgen der Erinnerung’ hinweist.
QuickOL nimmt Ihnen das ‚Ja-Klicken’ in diesem Fall ab, sollte sich in zukünftigen Outlook Versionen der Meldungstext jedoch ändern, würde das dann nicht mehr funktionieren und Sie können durch Änderung dieser Einstellung die Funktionstüchtigkeit dieses Features wieder herstellen.
Erinnerungsintervalle
Hier können die vorgegebenen Zeiten für ‚Zuvor erinnern’ und ‚Erneut erinnern in’ beliebig erweitert werden

Optionen – Journal

Hier können die Voreinstellungen des Journalexports festgelegt und Journaleinträge des Persönlichen Journals manuell mit div. Auswahlkriterien nach Excel exportiert und danach gelöscht oder verschoben werden

Optionen – Weitere

Sprache
Als QuickOL Sprachen stehen momentan Deutsch und Englisch zur Verfügung, wobei die englische Übersetzung wahrscheinlich jedem Englisch-Kundigen die Tränen in die Augen treibt – ich arbeite aber dran.
Ja - Klicker aktivieren
Wenn Sie AddIns, Scripte oder andere Programme verwenden, die die lästige Outlook Sicherheitswarnung zum Erscheinen bringen, nimmt Ihnen QuickOL bei Auswahl dieser Option das Klicken des ‚Ja’ Buttons ab

ACHTUNG: SIE UMGEHEN DAMIT EINEN SICHERHEITSMECHANISMUS, DER DIE SELBSTSTÄNDIGE VERBREITUNG VON E-MAIL WÜRMERN VERHINDERN SOLL

Der ‚Ja – Klicker’ funktioniert nicht, wenn ein Bildschirmschoner oder die Windows –Willkommenseite angezeigt wird.
Bei neuen Ordner die Optionsseite anzeigen
Bei Auswahl dieser Option wird, wenn Sie in Outlook einen neuen Ordner hinzufügen, das Optionsfenster angezeigt - allerdings nur, wenn Sie der Besitzer des Informationsspeichers (Persönlicher Ordner) oder dessen Administrator sind.
Kontaktordner eines hinzugefügten Informationsspeichers automatisch ...
Dieses Feature habe ich einem Bekannten gewidmet, der einen seiner ‚Persönlichen Ordner’ im Steganos Safe aufbewahrt und diesen nur bei Bedarf öffnet um ihn dann gleich wieder zu Entfernen und in den Safe einzuschliessen. Leider entfernt Outlook evtl. enthaltene Kontakteordner dann auch aus dem Adressbuch. Ist die Option gewählt, wird beim Hinzufügen eines Informationsspeichers dieser Dialog angezeigt

in dem hinzuzufügende Kontakteordner bei Bedarf noch deaktiviert werden können. Der Vorgang kann mit ‚In Zukunft automatisch ausführen’ auch vollautomatisiert werden. Beim Ausführen führt QuickOL dann dieselben Aktionen aus, die der Benutzer auch beim manuellen Hinzufügen über den Ordner-Eigenschaftsdialog tätigen müsste (Leider funktionierte die Manipulationsvariante der entsprechenden binären Outlook-Registrywerte nicht ohne Outlook Neustart)
Entgültiges Löschen erzwingen
Gelöschte Objekte werden nicht mehr im Papierkorb zwischengespeichert, wenn Sie Besitzer oder Administrator des Informationsspeichers sind.
Löschen mit SHIFT + DEL blockieren
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie, verärgert über die Spam Flut oder in Eile aus Versehen beim Löschen die SHIFT Taste mit gedrückt hatten – und Schwupp waren auch einige wichtige Mails mit weg. Bei aktivierter Option blockiert QuickOL diese Tastenkombination auf NT Systemen wenn ein Outlook Explorer aktives Fenster ist.

Weitere Features sind über das Systray Menü erreichbar

Systray Menü

Standard-Ordner öffnen
Öffnet Untermenü, in dem der zu öffnende Outlook Standardordner zu wählen ist
Erinnerungs-Ordner öffnen
Öffnet Untermenü, in dem die konfigurierten Erinnerungsordner, unterteilt in Privat und Arbeitsgruppe zu wählen sind
Anderen...
Der zu öffnende Ordner kann im Outlook Pickfolder Dialog gewählt werden
Neue Nachricht erklärt sich von selbst
Neues Element
erstellt ein neues Standardelement im zugehörigen Standardordner
Anderes ...
bietet den Outlook Pickfolder Dialog an und erstellt im gewählten Ordner das unter ‚Bereitstellen in diesem Ordner mit’ angegebene Element
Gelöschte Objekte leeren
löscht den Outlook Standard Papierkorb
Tools
öffnet dieses Untermenü mit folgenden Features
- Nachrichtenklasse ändern
  öffnet den Dialog
  
  in dem die Nachrichtenklasse der Objekte im vorher gewählten Ordner geändert werden kann. Zu ändernde Objekte können wahlweise nach Objekttyp oder nach bestehender Nachrichtenklasse selektiert werden
- Journal exportieren
  Manueller Journalexport nach Excel (s. Optionen)
- Ungelesene Nachrichten anzeigen
  zeigt in folgendem Dialog die ungelesenen Nachrichten der in ‚Optionen’ definierten Nachrichteneingangsordner an
  
  Dieser Dialog wird auch beim Eingang neuer Nachrichten angezeigt und bietet div. weitere Möglichkeiten. Auf dem Register ‚Filter’ ist ein simpler, aber ausbaufähiger Spamfilter untergebracht. Unter ‚Log Datei’ können ignorierte, gelöschte oder verschobene Mails nachvollzogen werden
- Erinnerungen anzeigen
  zeigt in folgendem Dialog alle Erinnerungen, sortiert nach Privat und Arbeitsgruppe, auch ‚Erneute Erinnerungen’, an
  
  Beim Klicken von ‚Bearbeiten’ wird der nächste Dialog angezeigt, in dem die Optionen der gewählten Erinnerung nochmals bearbeitet werden können.
  
  Diese Einstellmöglichkeit wird auch jedesmal angezeigt, wenn ein neuer Termin eingetragen wurde und der Ordner in den Optionen als ‚Erweitert’ markiert wurde oder der neue Termin ein öffentlicher Termin ist (näheres dazu unter ‚Optionen –Erweiterte Erinnerungen’)
Info
Zeigt das Copyright Fenster an
Hilfe
Zeigt die QuickOL Kurzbeschreibung an
Optionen
Zeigt den Optionen Dialog an
Ende
Beendet QuickOL (und falls gewählt Outlook)
Ruhezustand
Versetzt den Computer in den Ruhezustand. Ist der Ruhezustand nicht möglich bzw. aktiviert, wird alternativ der Standby Modus angeboten

Kommandozeilenparameter / Startoptionen

Dem Programm können zum Starten noch folgende Programmzeilen - Parameter übergeben werden, mit denen sich einzelne Features deaktivieren lassen.
Diese Features sind zwar alle in den Optionen konfigurierbar, doch wenn sich durch irgendwelche Umstände das Programm nicht mehr starten liesse, käme man auch an das Optionsfenster nicht mehr heran

/+O Startoptionen bearbeiten
Erzwingt die Anzeige des Startoptionenfensters, auch wenn die Optionen ‚Nicht mehr anzeigen/bearbeiten’ gewählt sind. Es lassen sich in diesem Fenster ganze Informationsspeicher deaktivieren, d.h. QuickOL behandelt diese deaktivierten IS als ob sie nicht vorhanden wären. Die Optionen ‚Nicht mehr anzeigen/bearbeiten’ bestimmen das Verhalten des Startoptionenfensters beim nächsten Start (wenn Parameter /+O nicht gesetzt ist)

/-C Deaktiviert Ja-Klicker
Die Fenster der Outlook Sicherheitswarnung werden nicht mehr abgefangen und automatisch geschlossen

/-M Deaktiviert Mitteilungen über Nachrichteneingang
Die komplette QuickOL-Posteingangsroutine wird deaktiviert

/-R Deaktiviert Erinnerungsfunktionen
Die komplette QuickOL-Erinnerungsfunktion wird deaktiviert

30-Tage Demo

Vielen Dank an DocOutlook Peter Raddatz für die freundliche Unterstützung